Séminaire de Sète

Présents : Guy, Christian, Florence, Elzbieta, Hélène, Cécile, Gatien, Jordi .... et Laurent
date - Réunion du 18 septembre 2012

Ordre du jour
vérification des dates communes + feuille émargement ...
- rappel des étapes du projet et des échéances de l'Europe

bilan intermédiaire :
- point financier
- point sur le temps de travail
- point sur la rédaction et les documents à fournir
lancement de la phase 2 :
- proposition d'une nouvelle ventilation du budget (au regard du bilan)
- point sur les chantiers en cours : communication, évaluation, e-book, démultiplication ...
- programme pour les mois à venir

1. Point sur le tableau calendrier CoopTIC

Pour les rencontres d'Autrans, ajouter Lydia sur la feuille d’émargement afin de valoriser sa participation
(projet de licence pro)
? en suspens : rencontre de Brest
Échanges autour de l'implication d'Olga : C'est Aposta qui est identifié comme partenaire et non la structure d'Olga donc sa participation au séminaire de lancement ne peut être compté pour sa structure (participation "bénévole")

2. Rédaction du rapport intermédiaire

2.1 Rappels sur le projet

2.1.1 Résultats attendus

- production d'un module de formation multilingue
- formation de 60 personnes capable d'utiliser ce module et de le démultiplier
- publication d'un e-book
- développement et mise à disposition d'outils collaboratifs
Date du rapport intermédiaire : 28 novembre

2.1.2 Répartition des responsabilités

Partenaires :
Supagro + OR + Aposta + CRIE
supagro : administration + gestion + interface + évaluation extérieure + rédaction du rapport + ebook
OR : coordination de la formation + développement d'outils + adaptation formation + suivi démultiplication + contenu e-bok
CRIE : adaptation au monde éducation à l'environnement + suivi démultiplication
aposta : adaptation + communication
WP1 : management globale : supagro
WP2 : OR : adaptation de la formation + préparation du transfert + esquisse e-book (sous traitance possible sur graphisme) jusque mars 2012
WP3 : transfert de février à sept 2012
WP4 : démultiplication à partir de Sept : CRIE
WP5 : formalisation et promotion = Aposta
WP6 : évaluation : sous traitance à UQAM

2.2 par rapport à l'E-book

On est en retard, il faudrait au moins un sommaire
Bilan officiel :
S dans le rapport intermédiaire si on a pas sommaire de l'e-book, pas trop grave, on précise simplement que les travaux sont en cours
il serait bien d'avoir un texte sur les enjeux de la coopération
cet après-midi : Elzbieta montre le sommaire provisoire

2.3 Communication autour du projet

il faut absolument faire un dépliant pour l'Europe : 1000 exemplaires. On demandera à la graphiste qui nous a fait la charte graphiste. (Cécile)

Jordi le traduira pour qu'on fasse une version en catalan. Ce peut être une carte postale, un marque page,... Il faut que cela soit aussi en format PDF et qu'on le retrouve à télécharger sur le site de chacun

il faut absolument aussi faire un kakemono (Cécile)

il faut donc prévoir BEAUCOUP de communication et dire à chaque fois ou on était...

Il faut reprendre le diaporama CoopTic : Corinne
Reprendre les wikis pour que l'on s'y retrouve entre chaque avec des liens : Hélène
Faire une cartographie des participants : OR pour le module de cartographie qu'il faudra qu'on remplisse (Cécile demande aux techniciens d'OR)
Chacun : faire un lien direct sur sa page d'accueil site internet vers le site cooptic

2.4 Rédaction du bilan intermédiaire

Guy a mis dans la dropbox le rapport intermédiaire
Guy va mettre sur un pad (dont il va nous fournir l'adresse) où il mettra les questions et les pièces à fournir. Il faut qu'on réponde pour la mi-octobre.
Ensuite Guy le mettra sur un wiki : il remettra en forme car il faut compter les mots !
pour chacune des actions que nous déclarons, il faut fournir une preuve !

2.5 Éléments attendus pour le bilan intermédiaire

gros aspect : il faut prévoir de la diffusion !!!!!!
réunion transnationale / partenaires présents
veuillez décrire les actions réalisées
indiquez quels WP a été modifiés
+ % de travail réalisé
qu'est-ce qu'il reste à faire + changement envisagé
par WP donner les résultats
plan de communication + un exemplaire de l'outil de communication

3. Bilan intermédiaire : point financier

3.1 J3 : déclaration des frais de personnel

Référence : c'est ce que l'on doit trouver sur les pièces justificatives. C'est Martine qui le fera mais il faudra lui fournir les pièce avec tous les éléments d'explication
Référence de catégorie : il faut mettre un peu de tout, indépendamment du statut. Cela dépend de l'activité : formation, développement, administratif. Il faut donc multiplier le nombre de ligne par le type d'activité, même si c'est la même pièce justificative
Date de fin des activités : 30/09/2012 pour tout le monde
Salaire : on prendre le salaire + charges et diviser par ? (suivant les temps de travail il faut demander à Martine en lui donnant la feuille de paye et le nombre de jours de travail). Il ne faut donc par remplir la colonne salaire mais donner à Martine les éléments pour qu'elle puisse le faire. Une facture de l'année sauf si augmentation ou diminution : il faut les feuilles avant/après
il faut avoir dépensé 40% du budget au niveau du bilan intermédiaire : Guy fera le point avec Cécile pour vérifier qu'on y arrive

A faire : faire un tableau avec la liste des salaires, le taux journaliers

3.2 J4 Dépenses de déplacement et de séjour

À chaque déplacement : un justificatif
Il n'y a pas de budget pour le déplacement des formateurs français pour les formations 2 : il faudra faire glisser les frais de déplacement non utilisés des autres structures : prévoir un temps de réaffectation une fois qu'on aura les projets de formation des formateurs français.

3.3 J7 Autres frais

Lorna et Florence doivent fournir leur méthodologie
Démultiplication : 100 euros par jour pour les formateurs qui font la démultiplication. Cela entre dans autres frais

Il sera possible de faire passer le temps de démultiplication en temps de travail cooptic (à la place des 100 euros)

3.4 sous traitance

reste à faire

la traduction
la réalisation du e-book
3.5 Pièces justificatives

Pour le bilan intermédiaire, on peut mettre toutes les pièces justificatives au format numérique (mais en papier pour le rapport final)

3.6 Behind the scene

Guy : "on a été plafonnés avec les québecoises, on doit respecter les demandes des évaluateurs"

4. Bilan intermédiaire : point temps de travail

Il faut faire le point afin de pouvoir prévoir les rééquilibrages entre structures.
cf. document SyntheseBilanFinancier sur la Dropbox
Christian et Guy vont négocier auprès du directeur de Supagro pour qu'une partie du temps de travail prévu pour Supagro puisse transiter vers les partenaires (env. 5000 €)
De toutes façons on va tous dépasser les temps de travail prévu.
Il faut de plus prévoir que l'agence n'accepte pas certains justificatifs et donc que toute la somme ne soit pas versée.
Il faut être très vigilant sur les déclarations en définissant bien qui est organisateur et qui est stagiaire

5. Lancement phase 2

5.1 e-book

Pour le contenu l'idée était de pas "produire" du contenu, mais d'assembler l'existant

Les enjeux
Le "savoir" : contenu de connaissance partageable
retour d'usage : ce qu'on va en faire dans nos pays
valoriser les paroles d'experts (sur évaluation sur coop sur rapport intermédiaire ...)
évaluation
conclusion

piste des coûts liés au projet "E-book" / budget sous-traitance possible 30 000€ (ou 25000 si on transfère une partie vers le poste personnel) Attention, les expert(e)s ont aussi dans le poste sous-traitance (donc si on demandes aux expert(e)s de venir sur les formation démultipliées, cela prendra sur cette enveloppe - à la base ce devait être OR et SAF les intervenants extérieurs sur les formations démultipliées-)
- mise en page (si le budget est serré il reste la possibilité d'utiliser les ressources en personnel de SAF)
- illustration : Marc Guerra / demande devis illustration + mise en page ? ou le dessinateur de Brest (voir aussi le stock de dessins de Pilo)
- relecture / harmonisation Philippe Cazeneuve / Hélène demande un devis
- diffusion / valorisation : voir avec la stratégie de communication
- traduction (10 000€)
- édition : pas obligatoire et pas si compliqué à faire si nécessaire
Référente du projet : Hélène
Émilie a au moins 3 mois de mi-temps à passer dessus dans les 6 mois qui viennent.
Il nous reste un gros 30000 euros pour la sous traitance
l'E-book sera traduit en anglais et en catalan
Projet de se concocter une base de dessin en CC, qui serviront pour l'e-book et qui pourrait aussi servir pour d'autres travaillant dans les même thématiques que l'e-book
Dans l'e-book : repréciser ce que nous entendons par animateur de réseau : quelqu'un qui distribue du pouvoir
qu'attend-t-on du crie et Aposta par rapport à l'e-book ?

retour des expériences de démultiplication + adaptation à un type de réseau (ex : educ envir)
il faut coordonner, encadrer ce que l'on attend des CRIE et d'Aposta (et donc le définir)
comment fait-on pour faire adhérer les autres à ces nouveaux savoirs méthodologiques ?
les adaptations aux champs propres à chaque structure ?

Date de fin : juin 2013 car parution de l'ebook pour septembre et traduction en juillet/août
Outil de collecte et de création de l'e-book = (voir avec Florian qui a fait de la veille dessus)
Ecrire un sommaire détaillé : puis demander à la communauté qu'elles sont les parties importantes, à quels contenus ils pensent.

Ordre du jour de Barcelone :
- plan detaillé de l'Ebook
- bilan financier
- rencontre avec des stagiaires catalans

5.2 Démultiplication

En Belgique

formation de 8 semaines
distance et présence
période : 15 janvier à fin mars
nombre : 15 personnes
lancement des inscriptions et com d'ici fin septembre
public concerné : éducateurs de structure d'éducation à l'environnement + animateur de plan communaux de

Public concerné
La formation est destinée aux animateurs de projets collaboratifs, animateur de réseaux, ayant déjà une bonne connaissances des TIC.
Nous visons plus particulièrement :

Les animateurs de structures d'éducation à l'environnement impliqués dans des réseaux
Les animateurs de plans communaux de développement de la nature (PCDN)
Les animateurs de plans communaux de développement rural (PCDR)
Les animateurs de contrat de rivière
Les animateurs de parc naturel
Les animateurs de Groupe d'Action Locale (GAL)

Progression pédagogique
A travers cette formation, nous souhaitons faire passer les stagiaires par les grandes étapes de vie d'un réseau.

Rendre visible le réseau et découvrir l'abondance autour de soi
Gérer, collecter et partager l'abondance dans le réseau
Animer en présence et à distance pour faire produire le réseau
Partager, donner à voir, confronter les productions du réseau avec le « grand monde »
Consolider les échanges avec le « grand monde » pour faire perdurer la dynamique du réseau

Programme de la formation

Semaine 1 (3h) --> à distance

Module 1 : Faire connaissance – rendre visible le réseau

Semaine 2 (50h) --> Lors d'un regroupement de 2 jours

Module 1 bis : Faire connaissance : rendre le groupe visible au groupe
Module 2 : Démarrer un réseau coopératif
Module 3 : La coopération, Kezako
Module 4 : Voir l'abondance autour de soi : la veille
Module 5 : Collecter, gérer et partager l'abondance : la veille collective

Semaine 3 (3h) --> à distance

Module 6 : Veille collective de la théorie à la pratique

Semaine 4 (3h) --> à distance

Module 7 : L'animation des outils collaboratifs : freins et facilitateurs

Semaine 5 (40h) --> Lors d'un regroupement de 2 jours

Module 8 : Animateur de réseau : un métier
Module 9 : Le réseau : un organisme vivant qui grandit, murit et s'évalue
Module 10 : La boite à outils de l'animateur 2.0
Module 11 : Produire collectivement : trucs et astuces

Semaine 6 (3h) --> à distance

Module 12 : Produire collectivement à distance et rendre visible (démarrage en synchrone, suite asynchrone) (Vidéo conférence)

Semaine 7 (3h) --> à distance

Module 13 : Les licences libres

Semaine 8 (8h) --> Lors d'un regroupement de 1 jour

Module 14 : Ouverture, biens communs et coopération sur la longue distance
Module 15 : Transposabilité et généralisation

les 4/5 belges formés feront la formation ensemble (pour 15 personnes)

En Catalogne

public visé : personne faisant partie d'entreprise coopérative, ESS
organisation qui ont besoin de ces contenus car ils sont éparpillés dans territoire
faire vivre un réseau avec outil 2.0
séance présentiel
contenu à distance
travail personnel et par petit groupe
c'est difficile à prévoir les besoins de chacun car ils seront de provenance très différentes
l'idée sera de partir de leur besoin via une enquête
et grouper les personnes via les retours de l'enquête
les contenus :
- la participation
- organiser son travail et travailler en réseau
- gérer la participation
- gérer les projets de façon collaborative
- organiser une réunion online,
les outils seront présentés dans le cadre d'un contexte précis
pourquoi il faut qu'il y ait un continuum entre la distance et la présence
formation = 100 h (25 présence)
par quinzaine : 4h de rencontres présentielles (soit 6 au total)
entre : les module à distance ( 6 modules à distance)
communication sur la formation : fin octobre
liste de diffusion de 4000 personnes
objectif : 20 personnes
il faut encore caler le calendrier : démarrage prévu mi-janvier
les 4 formateurs (formés à l'étape1) participeront à la formation en tan que formateur (pour le niveau 2)

5.3 Communication

point non traité

Pense-Bête

vendredi : il faut une estimation des experts nécessaires aux formations 2 car ça a un impact sur le poste sous-traitance

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