Code Source Cooptic du 08 février 2013

Réunion du 8 février 2013 : Hélène / Cécile

Idée de faire le code source de l'organisation du groupe de travail Cooptic --> Hélène et Cécile

Objectifs du code source :

• pour l'europe (expliquer notre démarche dans le rapport final)

- s'en inspirer lors de montage de nouveaux projets
- le diffuser pour faire part de notre expérience

Préalable :

pour ce projet nous maitrisions tous la même langue
vu la thématique travail avec des gens déjà sensibilisé à ce type d'outils --> pas eu besoin de faire de réel phase d'appropriation
précision sur la durée du projet
de façon naturelle : tous les outils sont accessibles à tous : pas de chasse gardée, pas de modération, pas de phénomène d'"entonnoir"
également de façon naturelle la plupart des partenaires avaient une certaine habitude d'une véritable collaboration horizontale, donc pas de soucis majeur de ce coté mais cela peut l'être
certains outils demande la création de compte (via adresse mail) / faire attention à la multiplicité des comptes et adresse mail
lors du 1er séminaire faire un point outil : etre tous au meme niveau de connaissance + définir la liste des outils à utiliser collectivement et pas en faire apparaître de nouveaux au fur et à mesure (sauf si un nouvel usage apparait) : attention à la tentation : "mais cet outil est vachement mieux !" Eviter également al tentation de profiter du projet pour tester plein d'outils, en production (sauf si tout les partenaires sont sur la même longueur d'onde : à se dire dès le départ)
mieux vaut plus que moins
choix collectif des outils

Nos outils :

• liste de discussion (tout le monde écrit et répond à tout le monde) multiples : partenaire, formateur (dont des partenaires), stagiaires

mettre dans un endroit facilement accessible le nom des membres des différentes listes pour savoir à qui on écrit
faire un test au lancement de la liste en demandant à chacun de répondre afin d'être sur que tout le monde reçoit et peut envoyer : régler ce genre de problème technique en amont
bien définir le public de la liste quitte à les multiplier et éviter les envois à plus d'une liste (même en CC)
Configurer les paramètres de la liste de diffusion de telle manière que les mails reçu via cette liste aient pour expediteur l'expediteur reele et non l''adresse de la liste. Sinon, quand quelqu'un répond, s'il ne signe pas on ne sait pas qui parle
Configurer la liste pour que les sujets soient préfixés ex [coop-tic partenaire] devant chaque sujet de mal de cette liste : afin de faciliter le traitement de la boite mail.

• 4 wikis : un pour l'écriture du dossier européen, un pour le montage du projet entre les partenaires, un pour préparer les formation et un comme support de la formation

Avoir une page portail qui renvoie à tous ses wikis évite de se paumer et permet aux personnes exterieures de mieux s'y retrouver et de savoir sur quel type de wiki elles sont.
droit en écriture ouvert à tous même "l'intranet"
abonnement au flux rss pour voir les mises à jour (et contrôle anti spam) : prévoir un moment de calage pour ceux qui n'ont pas l'habitude des flux RSS. Cela ne remplace pas un mail quand on veut avertir les partenaires pour une modification importante, pour un appel à leur participation (bref, le wiki avec les flux ne remplace pas une communication plus directe par mail)

• wiki d'écriture du projet européen : (http://wikis.cdrflorac.fr/w/wiki047/ ) division des différentes parties du document PDF fourni par l'europe en autant de page wikis, chacunes remplies par une ou des personnes identifiées (cela demande qu'une seule personne s'occupe d'une partie)
• approche un peu différente lors de la rédaction du rapport interméiaire : etherpad inclut dans le wiki pou que l'écriture puisse être partagée par plusieurs personnes simultanement car plus de personnes impliquées dans l'écriture du rapport intermédiaire
• wiki pour le suivi du projet (coop-tic.net) : outil de capitalisation : tous les CR (réunion et séminaire), préparation pratique des regroupements : programme, matériel à amener, lieu d'hébergement, etc...
• pour la préparation de la formation ( http://coop-tic.eu/formateur ) : wiki destiné aux formateurs et non plus à l'ensemble des partenaires --> création des cours, rédaction des messages hebdomadaires aux stagiaires avant d'être basculés sur le site de la formation au fur et à mesure

bien se mettre d'accord sur la date limite d'écriture avant de basculer (valider) le cours ou le message (jour fixe ou calendrier). Noter au début de la page que la page a été basculée, pour éviter d'ajouter du contenu ou des modifs alors que la page a déjà été basculée. Dans l'idéal, vider la page après la bascule en notant : vous trouverez la page à cette adresse.

• le wiki de la formation (http://coop-tic.eu/formation ) : toutes les pages de ce wiki sont modifiables par tout le monde

enrichissement au fur et à mesure par les formateurs (déroulé du contenu)
chaque stagiaire avait une page + des pages collectives (ex boite à outils ...)
chaque étape de la formation a sa propre page (apport de cours, lien vers des fiches outils, exercice à faire) et ces pages apparaissent sur le wiki au fur et à mesure du déroulement, au début de chaque semaine de formation

• dropbox :

Accompagner l'ajout de document dans la dropbox d'un mail, notamment quand on doit modifier ce document
Renommer les documents de la dropbox avec des titres explicites (notamment les formulaires européens)
Dropbox à réorganiser au cours du projet (au fur et à mesure qu'elle grandit) mais prévenir les autres utilisateurs (sinon risque de ne plus s'y retrouver dans l'arborescence). Ne pas définir au préalable une arborescence mais la créer au fur et à mesure que la dropbox grandit
Placer des temps pour désherber la dropbox
Faire le point en début de projet sur les adresses des dropbox des partenaires (ce n'est pas forcément l'adresse mail)

• conférence téléphonique / skype / FM :$

• rencontres physique / séminaire

• etherpad

bien penser à "vider" (supprimer le contenu) du pad après avoir copié le contenu dans une page wiki --> évite les doublons et de ne plus savoir où est l'info, où il faut faire des modifs
toujours coller les CR de réunion dans le wiki ne pas les laisser en jachère sur le pad

• tableau de bord des tâches

• scrum

• agenda partagé :

• Google document

/ retour d'experience partager un dossier
définir dès le début Google document : travail / dropbox = doc fini

préciser sujet dans les mails et éviter de faire répondre si on change de sujet

Chronologie

- lancement du projet lors d'un sémainaire en présentiel

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