Idée de faire le code source de l'organisation du groupe de travail Cooptic --> Hélène et Cécile
Objectifs du code source :
pour l'europe (expliquer notre démarche dans le rapport final)
s'en inspirer lors de montage de nouveaux projets
le diffuser pour faire part de notre expérience
permettre à quelqu'un arrivant en cours de projet de prendre rapidement la méthodologie en main
Préalable
pour ce projet nous maitrisions tous la même langue
vu la thématique travail avec des gens déjà sensibilisé à ce type d'outils --> pas eu besoin de faire de réel phase d'appropriation
précision sur la durée du projet
de façon naturelle : tous les outils sont accessibles à tous : pas de chasse gardée, pas de modération, pas de phénomène d'"entonnoir"
également de façon naturelle la plupart des partenaires avaient une certaine habitude d'une véritable collaboration horizontale, donc pas de soucis majeur de ce coté mais cela peut l'être
certains outils demande la création de compte (via adresse mail) / faire attention à la multiplicité des comptes et adresse mail
lors du 1er séminaire faire un point outil : etre tous au meme niveau de connaissance + définir la liste des outils à utiliser collectivement et pas en faire apparaître de nouveaux au fur et à mesure (sauf si un nouvel usage apparait) : attention à la tentation : "mais cet outil est vachement mieux !" Eviter également al tentation de profiter du projet pour tester plein d'outils, en production (sauf si tout les partenaires sont sur la même longueur d'onde : à se dire dès le départ)
mieux vaut plus que moins / choix collectif des outils
Nos outils :
liste de discussion (tout le monde écrit et répond à tout le monde) multiples : partenaire, formateur (dont des partenaires), stagiaires
mettre dans un endroit facilement accessible le nom des membres des différentes listes pour savoir à qui on écrit
faire un test au lancement de la liste en demandant à chacun de répondre afin d'être sur que tout le monde reçoit et peut envoyer : régler ce genre de problème technique en amont
bien définir le public de la liste quitte à les multiplier et éviter les envois à plus d'une liste (même en CC)
Configurer les paramètres de la liste de diffusion de telle manière que les mails reçus via cette liste aient pour expéditeur l'expediteur réel et non l'adresse de la liste. Sinon, quand quelqu'un répond, s'il ne signe pas on ne sait pas qui parle
Configurer la liste pour que les sujets soient préfixés ex [coop-tic partenaire] devant chaque sujet de mal de cette liste : afin de faciliter le traitement de la boite mail.
4 wikis : un pour l'écriture du dossier européen, un pour le montage du projet entre les partenaires, un pour préparer les formation et un comme support de la formation
Avoir une page portail qui renvoie à tous ses wikis évite de se paumer et permet aux personnes exterieures de mieux s'y retrouver et de savoir sur quel type de wiki elles sont.
droit en écriture ouvert à tous même "l'intranet"
abonnement au flux rss pour voir les mises à jour (et contrôle anti spam) : prévoir un moment de calage pour ceux qui n'ont pas l'habitude des flux RSS. Cela ne remplace pas un mail quand on veut avertir les partenaires pour une modification importante, pour un appel à leur participation (bref, le wiki avec les flux ne remplace pas une communication plus directe par mail)
wiki d'écriture du projet européen : (http://wikis.cdrflorac.fr/w/wiki047/ ) division des différentes parties du document PDF fourni par l'europe en autant de page wikis, chacunes remplies par une ou des personnes identifiées (cela demande qu'une seule personne s'occupe d'une partie)
approche un peu différente lors de la rédaction du rapport interméiaire : etherpad inclut dans le wiki pou que l'écriture puisse être partagée par plusieurs personnes simultanement car plus de personnes impliquées dans l'écriture du rapport intermédiaire
wiki pour le suivi du projet (coop-tic.net) : outil de capitalisation : tous les CR (réunion et séminaire), préparation pratique des regroupements : programme, matériel à amener, lieu d'hébergement, etc...
pour la préparation de la formation ( http://coop-tic.eu/formateur ) : wiki destiné aux formateurs et non plus à l'ensemble des partenaires --> création des cours, rédaction des messages hebdomadaires aux stagiaires avant d'être basculés sur le site de la formation au fur et à mesure
bien se mettre d'accord sur la date limite d'écriture avant de basculer (valider) le cours ou le message (jour fixe ou calendrier). Noter au début de la page que la page a été basculée, pour éviter d'ajouter du contenu ou des modifs alors que la page a déjà été basculée. Dans l'idéal, vider la page après la bascule en notant : vous trouverez la page à cette adresse.
le wiki de la formation (http://coop-tic.eu/formation ) : toutes les pages de ce wiki sont modifiables par tout le monde
enrichissement au fur et à mesure par les formateurs (déroulé du contenu)
chaque stagiaire avait une page + des pages collectives (ex boite à outils ...)
chaque étape de la formation a sa propre page (apport de cours, lien vers des fiches outils, exercice à faire) et ces pages apparaissent sur le wiki au fur et à mesure du déroulement, au début de chaque semaine de formation
Dropbox :
Accompagner l'ajout de document dans la dropbox d'un mail, notamment quand on doit modifier ce document
Renommer les documents de la dropbox avec des titres explicites (notamment les formulaires européens)
Dropbox à réorganiser au cours du projet (au fur et à mesure qu'elle grandit) mais prévenir les autres utilisateurs (sinon risque de ne plus s'y retrouver dans l'arborescence). Ne pas définir au préalable une arborescence mais la créer au fur et à mesure que la dropbox grandit
Prévoir des temps pour désherber la dropbox
Faire le point en début de projet sur les adresses des dropbox des partenaires (ce n'est pas forcément la même que l'adresse mail) / problème d'avoir plusieurs comptes (sans le savoir)
Prévenir l'ensembles des partenaires (utilisateurs de la dropbox) que l'espace est limité (2Go) --> donc plutôt a utiliser pour des fichiers légers (limiter le nombre d'images ou de vidéos ...)
L'espace limité n'est pas seulement pour le dossier en cours mais pour toute la dropbox de chacun des partenaires
Le choix de dropbox sur ce projet s'est fait car c'était l'outil de partage de fichier qui était déjà utilisé par la majorité des partenaires. De plus c'est un outil compatible Linux/win/mac or les partenaires utilisent ces différents OS.
FlashMeeting? : projet développé apr une université anglais et en fonction des projets l'université nous permet d'utiliser son service.
Choix de FlashMeeting? car il fait varier la qualité en fcontion de la bande passante : intéressant quand on travaille avec des gens n'ayant pas une grosse bande passante (Afrique)
intérêt pas besoin de créer un compte (quand qq'un ne veut/ peut pas se créer un compte Skype)
risque de perdre en réactivité et spontanéité : obligation d'avoir un animateur, défini qui passe la parole
+ problème quand on veut suivre le pad et le chat et le vote et la conversation FM (où il faut demander la parole) et un site
risque de ne pas voir qu'on a la parole ou de ne plus participer au pad
inconfort : il faut souvent tenir le téléphone d'une main (sauf si casque) ... pas facile pour prendre des notes sur le pad
Nous n'avons pas réussi à trouver UNE solution technique satisfaisante : il faut encore explorer (hangout ?)
Attention en jonglant avec les systèmes de réunions synchrone à distance de bien prévenir les participants.
Importance d'avoir des réunions synchrones (même à distance) / en complément du mail
Point coordination tous les mois, le même jour, même heure
Sur certains points précis, création de point hebdomadaire, le même jour, à la même heure. Quand pas besoin : la réunion saute. La réunion n'est jamais déplacée mais annulée. Avantage des points hebdomadaires : c'est rapide.
Importance d'avoir toujours la même structure de réunion
Organisation de la réunion de coordination des partenaires (point mensuel) :
- Ordre du jour rédigé collaborativement en amont sur un pad
- faire le point sur les décisions et taches à faire de la précedente réunion
- discussion sur les décisions à prendre
- voir s'il y a eu des blocages par rapport aux taches à faire vue lors de la précédente réunion
- relevé de décision et liste des tâches (attribuées) et sur le wiki à l'endroit dédié
rencontres physique / séminaire
Indispensable
convivialité / créer les liens / vécu commun
la première doit etre mise assez tot pour créer une dynamique parmi les stagiaires et il faut les repartir sur le projet
Prévoir du off : les moments de off sont tout aussi importants que les moments plus formels.
Prévoir des moments de dépense physique : danse, jeux
Soirée produits du terroir : chacun rapporte une spécialité de son pays ou de sa région (ne pas prévoir de repas le même soir sous peine d'éclatement)
Prévoir une BONNE connexion wifi, si possible la tester en amont
Prévoir dans le programme des moments "on fait ses mails" sinon cela parasite le reste du programme.
Privilégier l'hébergement sur place pour la cohésion du groupe (même pour les locaux) et permettre des moments off (pour vie perso et/ou repos)
Ne pas sous-estimer le temps par l'organisation sur place (rapport avec les hébergeurs, restaurateur)
favoriser une personne indricetement concernée par l'objet du seminaire ou du regroupement pour s'occuper de la logistique
ODJ de la rencontre : écrit collaborativement en amont + liste du matos à amener
propre au projet européen : l'organisateur change en fontion du pays d'accueil + prévoir affichage des logos !!!!!!
les rencontres sont aussi l'occasion de prendre des photos qui peuvent servir d'illustration par la suite (prévoir en amont un outil pour les diffuser et les partager), prévoir en amont une autorisation du droit à l'image + se mettre d'accord sur les droits des photos (CC)
Etherpad
Cr de réunion à distance
CR de réunion en présence (utiliser les mêmes outils à distance et en présence)
Rédaction des ODJ
prévoir un pad de secours (en cas de panne du serveur utilisé)
Garder toujours le même pad, avec une adresse signifiante et générale (ex titre du projet et non date de la réunion) et le réutiliser à chaque réunion (évite les difficulté à retrouver les adresses des différents pad)
bien penser à "vider" (supprimer le contenu) du pad après avoir copié le contenu dans une page wiki --> évite les doublons et de ne plus savoir où est l'info, où il faut faire des modifs
toujours coller les CR de réunion dans le wiki ne pas les laisser en jachère sur le pad
Pour gagner du temps, avec des gens ayant l'habitude, on peut inscrire la typographie wiki en même temps qu'on écrit
Bien penser à s'identifier (mettre son nom) et avoir des couleurs différenciées
besoin d'un animateur le temps qu'un fonctionnement commun se mette en place : où écrire ? qui écrit ? vérifie que deux personne n'ecrivenet pas la meme chose à deux endroits différents
Insérer le pad dans le wiki afin de limiter le nombre d'endroit où aller
tableau de bord des tâches
scrum
scrumblr.ca
méthodologie de travail "agile"
test sur le début de cooptic puis seulement extrait de la méthode
agenda partagé :
Google document
/ retour d'experience partager un dossier
définir dès le début Google document : travail / dropbox = doc fini
préciser sujet dans les mails et éviter de faire répondre si on change de sujet
Chronologie
- lancement du projet lors d'un séminaire en présentiel